Migración de la base de datos de la iglesia: una lista de comprobación para hojas de cálculo

Una migración de la base de datos de la iglesia es una buena ocasión para mejorar sus registros, pero es fácil trasladar problemas antiguos a un sistema nuevo. Antes de importar una hoja de cálculo, decida qué significa cada campo, quién es su responsable y cómo comprobará el resultado.

Esta lista es para registros de personas y hogares. El historial de donaciones, los registros de protección y las notas confidenciales de atención necesitan su propio plan de migración y revisión de acceso. No supongas que una importación general de contactos los conserva correctamente.

1. Identifique la fuente de información fiable

Elige una exportación o una hoja de cálculo aprobada como punto de partida. Guarda una copia de seguridad sin modificar en un lugar accesible solo para el equipo de migración. Trabaja sobre una copia y asígnale una fecha y un número de versión.

Enumera otras fuentes que podrían contener información más reciente: inscripciones a eventos, listas de grupos, tarjetas de papel o una plataforma de donaciones independiente. Decide cómo se resolverán los conflictos. El valor más reciente no siempre es correcto si pertenece a otro miembro del hogar.

Asigne una persona responsable de la migración y una segunda persona revisora. Registre las preguntas pendientes en una lista separada de incidencias en lugar de adivinar.

2. Cree un mapa de campos

Un mapa de campos conecta la hoja de cálculo antigua con el sistema de destino. También pone de manifiesto la información que no necesita trasladar.

Incluye un valor de ejemplo para cada campo. Marca los campos que no se trasladarán y el motivo. Conserva los acentos y la ortografía en lugar de forzar los nombres a un formato que pierda significado.

3. Depure los registros antes de importarlos

Elimina filas vacías y duplicados accidentales de la copia de trabajo. Unifica diferencias evidentes de formato, como espacios adicionales. Conserva los identificadores como texto si importan los ceros iniciales.

No fusiones personas solo porque compartan un correo o un teléfono. Un hogar puede usar un solo medio de contacto. Compara nombres, relaciones del hogar y otra información fiable antes de decidir.

Conserva un registro de cada decisión de fusión. Si no puedes determinar si dos registros representan a la misma persona, márcalos para revisión.

4. Confirme las reglas de importación del destino

Cada producto tiene sus propias reglas para vincular personas, relaciones del hogar, valores desplegables y campos vacíos. Lee la documentación de importación actual antes de preparar el archivo.

Por ejemplo, la guía de preparación de CSV de Planning Center describe cómo vincular valores desplegables y usar identificadores para reducir la creación de duplicados. Esos detalles son propios del producto; no supongas que otra plataforma se comporta igual.

Pregunte si un valor importado en blanco borra un campo existente o lo deja sin cambios. Confirme también si puede revertirse una importación y qué ocurre con los registros editados después.

En TheFaithApp, abre Miembros → Importar miembros, carga tu archivo CSV y revisa la correspondencia de las columnas antes de elegir Valida y previsualiza. Este paso no añade miembros. Comprueba las filas aceptadas, duplicadas, rechazadas y vacías, y confirma únicamente las filas aceptadas cuando la vista previa sea correcta. La Guía de limpieza y migración de datos de miembros explica los pasos y cómo corregir filas excluidas.

Los miembros importados no reciben invitaciones automáticamente. Revisa primero los nuevos registros y después usa la acción independiente de invitación de miembros cuando cada persona esté preparada para acceder. Separa esa decisión de la finalización de la importación.

5. Pruebe una muestra representativa

Empieza con una muestra pequeña y aprobada o registros ficticios. Incluye más que los casos fáciles:

• Una persona adulta soltera
• Un hogar con varios miembros
• Dos personas que comparten un correo electrónico
• Un nombre con un apóstrofo o una tilde
• Un registro sin número de teléfono
• Una persona que pertenece a varios grupos
• Un registro con información restringida

Usa un entorno de prueba si el proveedor lo ofrece. De lo contrario, acuerda cómo se reconocerán y gestionarán los registros de prueba antes de importarlos.

6. Utilice pruebas de aceptación claras

Comprueba cada ejemplo con el mapa de campos. ¿Puede el equipo encontrar a la persona, abrir el hogar correcto, ver el grupo esperado y contactar por el canal adecuado?

Verifica los permisos con una cuenta limitada de voluntario y con una de administrador. Una migración no es exitosa si coloca notas restringidas en un directorio general.

Compara las cantidades de personas, hogares y categorías principales. Documenta las diferencias esperadas por fusiones aprobadas o filas excluidas. Que coincida el total no demuestra que todos los campos sean correctos.

7. Planifique el cambio de sistema

Elige un período tranquilo y comunica al equipo cuándo se pausarán las actualizaciones del sistema anterior. Recoge los cambios realizados desde la exportación de prueba. Decide quién puede autorizar la importación final.

La lista de cambio de sistema debe incluir la versión aprobada del archivo, ajustes de importación, hora de inicio, personas responsables, pasos de revisión y plan alternativo. Mantén disponible el sistema anterior para consultas autorizadas hasta que se acepte el resultado.

Evite invitar a toda la congregación en la misma hora de la importación. Primero confirme que los registros y los permisos son correctos.

8. Revise después del traslado

Durante la primera semana, registra los problemas en una sola lista. Incluye el registro afectado, el valor esperado, el valor observado y la persona responsable de corregirlo. No compartas exportaciones sin procesar en el chat habitual del equipo.

Pida al personal que complete tareas reales: encontrar un hogar, registrar un invitado, asignar seguimiento y generar un informe útil. Estas comprobaciones revelan problemas que un recuento de filas no detectará.

Acuerde la conservación de los archivos de migración según la política de la iglesia. Mantenga únicamente las copias que necesite en ubicaciones aprobadas.

Preguntas frecuentes

¿Podemos importar todas nuestras hojas de cálculo a la vez?

Quizá puedas, pero las fuentes superpuestas crean conflictos. Consolídalas y revísalas antes de una importación final.

¿Debemos trasladar notas antiguas?

Revisa primero la pertinencia y el acceso. Una nota general de una hoja de cálculo quizá no deba estar en un perfil compartido. Solicita la decisión del responsable ministerial adecuado.

¿Cuánto tarda la migración?

Depende de la calidad y complejidad de los registros. Revisar y aprobar datos suele requerir más esfuerzo que cargar el archivo. Planifica según las tareas y los criterios de aceptación, no según una fecha arbitraria.

Elige software que puedas mantener

Usa la guía de compra para iglesias pequeñas para evaluar necesidades de importación, permisos y exportación antes de comprar. Revisa Gestión de iglesias de TheFaithApp y pide una demostración usando tu mapa de campos antes de comprometerte a una migración.