Migrazione del database della chiesa: una lista per fogli di calcolo

Una migrazione del database è un buon momento per migliorare le schede, ma è facile portare vecchi problemi nel nuovo sistema. Prima di importare un foglio, decidi cosa significa ogni campo, chi ne è responsabile e come controllerai il risultato.

Questa lista riguarda schede di persone e famiglie. Cronologia delle donazioni, registri di tutela e note riservate di cura richiedono un piano di migrazione e una revisione degli accessi propri. Non presumere che un'importazione generale di contatti conservi correttamente quei registri.

1. Identifica la fonte affidabile

Scegli un'esportazione o un foglio approvato come inizio. Salva un backup invariato in un luogo disponibile solo al gruppo di migrazione. Lavora su una copia con data e versione.

Elencate altre fonti che potrebbero contenere informazioni più recenti: iscrizioni agli eventi, elenchi dei gruppi, schede cartacee o una piattaforma separata per le donazioni. Stabilite come risolvere i conflitti. Il valore più recente non è sempre quello corretto, se appartiene a un altro componente del nucleo familiare.

Assegna un responsabile della migrazione e un secondo revisore. Registra domande irrisolte in una lista separata invece di indovinare.

2. Crea una mappa dei campi

Una mappa dei campi collega il vecchio foglio al sistema di destinazione. Fa emergere anche informazioni che non serve trasferire.

Includete un valore di esempio per ogni campo. Segnate i campi che non saranno trasferiti e il motivo. Conservate accenti e ortografia, anziché forzare i nomi in un formato che ne perda il significato.

3. Pulisci le schede prima di importare

Rimuovi righe vuote e duplicati accidentali dalla copia di lavoro. Uniforma differenze evidenti di formattazione, come gli spazi aggiuntivi. Conserva gli identificatori come testo quando gli zeri iniziali sono importanti.

Non unite due persone soltanto perché condividono un indirizzo email o un numero di telefono. Una famiglia può usare un unico contatto. Confrontate nomi, relazioni familiari e altre informazioni affidabili prima di decidere.

Conservate una registrazione di ogni decisione di unione. Se non riuscite a stabilire se due schede rappresentino la stessa persona, segnalatele per la revisione.

4. Conferma le regole di importazione della destinazione

Ogni prodotto ha regole proprie per associare persone, relazioni familiari, valori degli elenchi a discesa e campi vuoti. Leggete la documentazione attuale sull'importazione prima di preparare il file.

Per esempio, la guida di Planning Center alla preparazione del CSV descrive l'abbinamento dei valori dei menu a discesa e l'uso degli identificatori per ridurre la creazione di duplicati. Questi dettagli sono specifici del prodotto; non presumere che un'altra piattaforma si comporti allo stesso modo.

Chiedi se un valore vuoto importato cancella un campo esistente o lo lascia invariato. Conferma anche se l'importazione si può annullare e cosa accade ai record modificati dopo.

In TheFaithApp, aprite Members → Import members, caricate il CSV ed esaminate la corrispondenza delle colonne prima di scegliere Validate and preview. Questo passo non aggiunge membri. Controllate righe accettate, duplicate, respinte e vuote, poi confermate solo quelle accettate quando l'anteprima è corretta. La guida alla qualità dei dati dei membri e alla migrazione spiega i passaggi e come correggere le righe escluse.

I membri importati non vengono invitati automaticamente. Esaminate prima i nuovi dati, poi usate l'azione separata di invito dei membri quando ogni persona è pronta per l'accesso. Tenete questa decisione distinta dal completamento dell'importazione.

5. Prova un campione rappresentativo

Inizia con un piccolo campione approvato o con record sintetici. Includi anche casi meno semplici:

• Un adulto solo
• Una famiglia con più membri
• Due persone che condividono un indirizzo e-mail
• Un nome con apostrofo o accento
• Una scheda senza numero di telefono
• Una persona che appartiene a più gruppi
• Una scheda con informazioni riservate

Usa un ambiente di prova se il fornitore lo offre. Altrimenti concorda come riconoscere e gestire i record di prova prima di importarli.

6. Usa prove di accettazione chiare

Controlla ogni campione rispetto alla mappa dei campi. Il gruppo trova la persona, apre la famiglia corretta, vede il gruppo previsto e contatta tramite il canale giusto?

Verifica i permessi sia con un account limitato di volontario sia con uno di amministratore. Una migrazione non riesce se colloca note riservate in un elenchio generale.

Confronta conteggi di persone, famiglie e categorie principali. Documenta le differenze previste per unioni approvate o righe escluse. Il solo totale corrispondente non prova che ogni campo sia corretto.

7. Pianifica il passaggio al nuovo sistema

Scegli un periodo tranquillo e comunica quando si fermano gli aggiornamenti del vecchio sistema. Raccogli le modifiche fatte dopo l'esportazione di esempio. Decidi chi autorizza l'importazione finale.

La lista di passaggio al nuovo sistema dovrebbe includere versione approvata del file, impostazioni d'importazione, ora d'inizio, responsabili, passaggi di revisione e un piano alternativo. Mantieni disponibile il vecchio sistema per consultazione autorizzata finché il risultato non è accettato.

Evita di invitare tutta la congregazione nella stessa ora dell'importazione. Conferma prima che schede e permessi siano corretti.

8. Esamina dopo il trasferimento

Durante la prima settimana registrate i problemi in un unico elenco. Includete la scheda interessata, il valore previsto, quello osservato e la persona incaricata della correzione. Non fate circolare esportazioni grezze nelle normali chat del gruppo.

Chiedi al personale attività reali: trovare una famiglia, registrare un visitatore, assegnare un seguito e produrre un rapporto utile. Queste verifiche rivelano problemi che un conteggio di righe non vede.

Concorda la conservazione dei file di migrazione secondo le norme della chiesa. Tieni solo le copie necessarie in luoghi approvati.

Domande frequenti

Possiamo importare tutti i fogli insieme?

Potresti riuscirci, ma fonti sovrapposte creano conflitti. Uniscile e revisionale prima dell'importazione finale.

Dovremmo trasferire le vecchie note?

Esamina prima pertinenza e accesso. Una nota in un foglio di calcolo generale potrebbe non essere adatta a un profilo condiviso. Chiedi la decisione del responsabile ministeriale appropriato.

Quanto tempo richiede la migrazione?

Dipende dalla qualità e dalla complessità dei dati. La revisione e l'approvazione spesso richiedono più impegno del caricamento del file. Pianificate in base alle attività e ai criteri di accettazione, anziché a una scadenza arbitraria.

Scegli software che puoi mantenere

Usa la guida all'acquisto del software per piccole chiese per valutare esigenze di importazione, permessi ed esportazione prima dell'acquisto. Esamina la gestione della chiesa di TheFaithApp e chiedi una dimostrazione con la tua mappa dei campi prima di impegnarti in una migrazione.