教会データベースの移行：表計算用チェックリスト

教会データベースの移行は記録を改善する好機ですが、古い問題を新しいシステムに持ち込むこともあります。表をインポートする前に、各項目の意味、担当者、結果の確認方法を決めてください。

この一覧は個人・世帯記録向けです。献金履歴、安全保護、機密ケアには独自の移行とアクセス確認が必要です。一般連絡先の取り込みで保てると決めつけないでください。

1. 基準となる情報源を明示する

承認されたエクスポートまたは表を一つ選び、出発点にしてください。変更しないバックアップを移行チームだけが使える場所に保存し、日付とバージョン番号を付けたコピーで作業します。

イベント申込、グループ一覧、紙のカード、別の献金基盤など、新しい情報があり得る場所を挙げてください。矛盾の解決方法を決めます。別の世帯員の情報なら、新しい値が常に正しいとは限りません。

移行担当者と第二の確認者を決めてください。未解決の質問は推測せず、別の課題一覧に記録します。

2. フィールド対応表を作る

フィールド対応表は、以前の表と移行先のシステムを結び付けます。移さなくてよい情報も明らかにします。

各項目に例の値を入れてください。残す項目と理由を示し、意味を失う形式を名前に強制せず、アクセントと綴りを保ちます。

3. インポート前に記録を整理する

作業コピーから空行と誤った重複を除いてください。余分な空白など明らかな形式差を標準化します。先頭ゼロが必要な識別子は文字列に保ちます。

メールや電話番号が同じという理由だけで人を統合しないでください。世帯が一つの連絡手段を共有する場合があります。名前、世帯関係、ほかの信頼できる情報を比べて判断します。

すべての統合判断を記録してください。同一人物か判断できない場合は、確認待ちにします。

4. 移行先のインポート規則を確認する

個人の照合、世帯関係、選択欄の値、空欄の扱いは製品ごとに違います。ファイルを準備する前に、最新のインポート資料を読んでください。

例えば、Planning CenterのCSV準備ガイドは選択値の対応と識別子による重複減少を説明します。製品固有であり別製品も同じとは限りません。

インポートした空欄が既存の項目を消すのか、変更せず残すのかを尋ねてください。取り込みを取り消せるか、その後編集した記録がどうなるかも確認します。

TheFaithAppで開く場所：会員 → 会員をインポートを開き、CSVをアップロードし、列の対応付けを確認してから検証してプレビューを選択します。この段階では会員は追加されません。受付可能、重複、拒否、空欄の行を確認し、プレビューが適切であれば受付可能な行だけを確定してください。会員データ整備・移行ガイドは手順と除外行の修正を説明します。

インポートした会員は自動で招待されません。まず記録を確認し、各人の利用準備ができたら別の招待操作を使ってください。この決定は、インポート完了とは分けます。

5. 代表的なサンプルを試す

承認済みの少数サンプルか合成記録から始め、簡単な例だけでなく次も含めます。

• 単身の成人
• 複数の会員がいる世帯
• 同じメールを共有する二人
• アポストロフィやアクセントを含む名前
• 電話番号のない記録
• 複数のグループに所属する人
• 限定情報を含む記録

あればテスト環境を使います。なければ、テスト記録の識別・処理を取り込み前に合意します。

6. 明確な受入テストを使う

各サンプルをフィールド対応表と比べてください。チームは本人を見つけ、正しい世帯を開き、想定したグループを確認し、適切な手段で連絡できますか。

限定ボランティアと管理者で権限を確認します。限定メモが一般名簿へ入る移行は成功ではありません。

個人、世帯、主要区分の件数を比べてください。承認済みの統合や除外行による予想される差を記録します。合計が一致するだけでは、各項目が正しいとは限りません。

7. 切り替えを計画する

業務の落ち着いた時期を選び、旧システムの更新を止める時刻を伝えてください。サンプルのエクスポート後の変更を取り込み、最終インポートの承認者を決めます。

切替の一覧には承認版、設定、開始時刻、担当、確認、代替計画を含めます。受入まで旧システムを権限ある参照用に残してください。

インポートと同じ時間帯に全会員を招待しないでください。まず記録と権限が正しいことを確認します。

8. 移行後に確認する

最初の一週間は課題を一つの一覧で追ってください。対象の記録、期待値、実際の値、修正担当者を含めます。通常のチームチャットで生のエクスポートを回さないでください。

職員に実際の仕事を完了してもらってください。世帯を探す、来訪者を登録する、フォローアップを割り当てる、役立つレポートを出すなどです。行数だけでは見えない問題を見つけられます。

移行ファイルの保存について、教会の方針に沿って合意してください。必要なコピーだけを承認済みの場所に保管します。

よくある質問

すべての表を一度にインポートできますか。

可能でも、重複した情報源は矛盾します。最終取り込み前にまとめて確認してください。

古いメモを移すべきですか。

まず関連性とアクセスを確認してください。一般的な表のメモは共有プロフィールに適さない場合があります。奉仕の責任者に判断を求めます。

移行にはどれほど時間がかかりますか。

記録の質と複雑さによります。データ確認と承認は、ファイルのアップロードより労力がかかる場合があります。恣意的な締切ではなく、仕事と受入基準に沿って計画してください。

維持できるソフトウェアを選ぶ

次を使用します：小さな教会のソフトウェア購入ガイドで取り込み、権限、出力を購入前に評価します。参考資料：TheFaithAppの教会管理を見て、契約前に対応表での実演を求めてください。