Uhamishaji wa Hifadhidata ya Kanisa: Orodha ya Ukaguzi wa Lahajedwali

Kuhamisha hifadhidata ya kanisa ni wakati mzuri wa kuboresha rekodi, lakini ni rahisi kuhamisha matatizo ya zamani katika mfumo mpya. Kabla ya kuingiza lahajedwali, amua maana ya kila sehemu, mwenye jukumu lake na namna ya kukagua matokeo.

Ukaguzi ni wa watu na familia. Utoaji, ulinzi na siri zinahitaji mpango na ufikiaji tofauti. Uingizaji wa jumla usidhaniwe kuvihifadhi sahihi.

1. Taja chanzo cha taarifa sahihi

Chagua faili iliyotolewa au lahajedwali lililoidhinishwa la kuanzia. Hifadhi nakala isiyobadilishwa inayofikiwa na timu ya uhamishaji tu. Fanyia kazi nakala yenye tarehe na namba ya toleo.

Orodhesha vyanzo vya taarifa mpya: usajili, vikundi, kadi au utoaji tofauti. Amua namna ya migongano. Taarifa mpya si sahihi daima ikiwa ni za mwanafamilia mwingine.

Teua mwenye jukumu la uhamishaji na mkaguzi wa pili. Rekodi maswali yasiyotatuliwa katika orodha tofauti ya masuala badala ya kukisia.

2. Tengeneza ramani ya sehemu za data

Ramani ya sehemu huunganisha lahajedwali la zamani na mfumo unaolengwa. Pia huonesha taarifa ambazo hazihitaji kuhamishwa.

Weka thamani ya mfano kwa kila sehemu. Taja zinazoachwa na sababu. Hifadhi matamshi na tahajia badala ya kulazimisha majina yapoteze maana.

3. Safisha rekodi kabla ya kuingiza

Ondoa mistari tupu na marudio kwenye nakala. Sawazisha fomati kama nafasi nyingi. Hifadhi vitambulisho kama maandishi ikiwa sifuri za mwanzo ni muhimu.

Usiunganishe watu kwa sababu tu wanashiriki barua pepe au namba. Familia inaweza kuwa na njia moja. Linganisha majina, familia na taarifa nyingine zinazoaminika kwanza.

Andika kila uamuzi wa kuunganisha. Usipojua kama rekodi ni za mtu mmoja, ziweke zikaguliwe.

4. Thibitisha kanuni za kuingiza data katika mfumo unaolengwa

Kila bidhaa ina kanuni za kulinganisha watu, familia, chaguo za orodha na sehemu tupu. Soma nyaraka za sasa kabla ya faili.

Kwa mfano, Mwongozo wa Planning Center wa kutayarisha CSV unaeleza kulinganisha chaguo na vitambulisho kupunguza marudio. Ni wa bidhaa hiyo; usidhani zote sawa.

Uliza kama thamani tupu iliyoingizwa hufuta sehemu iliyopo au huiacha. Pia thibitisha kama uingizaji unaweza kurudishwa na kinachotokea kwa rekodi zilizobadilishwa baadaye.

Katika TheFaithApp, fungua Members → Import members, pakia CSV yako na upitie ulinganishaji wa safu kabla ya kuchagua Thibitisha na angalia awali. Hatua hii haiongezi waumini. Kagua mistari iliyokubaliwa, iliyorudiwa, iliyokataliwa na iliyo tupu, kisha ingiza tu iliyokubaliwa wakati mwonekano wa awali uko sawa. Mwongozo wa Usafi na Uhamishaji wa Data za Waumini unaeleza hatua na masahihisho ya mistari iliyoachwa.

Waumini walioingizwa hawaalikwi kiotomatiki. Pitia kwanza rekodi mpya, kisha tumia kitendo tofauti cha mwaliko kila mtu akiwa tayari kupata ufikiaji. Tenganisha uamuzi huo na kukamilisha kuingiza data.

5. Jaribu sampuli inayowakilisha hali mbalimbali

Anza sampuli ndogo iliyoidhinishwa au ya kubuniwa. Jumuisha zaidi ya rahisi:

• Mtu mzima mmoja
• Familia yenye waumini kadhaa
• Watu wawili wanaoshiriki barua pepe
• Jina lenye apostrofi au alama ya matamshi
• Rekodi isiyo na namba ya simu
• Mtu aliye katika vikundi kadhaa
• Rekodi yenye taarifa zilizozuiliwa

Tumia jaribio likitolewa. La sivyo kubalianeni kutambua na kushughulikia rekodi kabla ya kuingiza.

6. Tumia majaribio wazi ya kukubali matokeo

Linganisha kila sampuli na ramani ya sehemu. Timu inaweza kupata mtu, kufungua familia sahihi, kuona kikundi na kuwasiliana kwa njia inayofaa?

Jaribu ruhusa kwa akaunti ndogo pia. Uhamishaji si bora ukiweka siri kwenye orodha ya jumla.

Linganisha idadi za watu, familia na makundi muhimu. Eleza tofauti zinazotarajiwa kutokana na kuunganisha au kuondoa mistari kwa idhini. Jumla kulingana haithibitishi kila sehemu ni sahihi.

7. Panga kuhama kwenda mfumo mpya

Chagua muda tulivu na uambie timu lini masasisho ya mfumo wa zamani yatasimama. Rekodi mabadiliko tangu sampuli kutolewa. Amua mwenye mamlaka ya uingizaji wa mwisho.

Ukaguzi wa kuhama uwe na toleo, mipangilio, muda, wenye jukumu, mapitio na akiba. Mfumo wa zamani upatikane kwa ruhusa hadi kukubali matokeo.

Usialike kusanyiko lote ndani ya saa ileile ya kuingiza data. Kwanza thibitisha rekodi na ruhusa ni sahihi.

8. Pitia baada ya kuhama

Wiki ya kwanza, fuatilia matatizo katika orodha moja. Jumuisha rekodi, thamani inayotarajiwa, inayoonekana na mwenye masahihisho. Usisambaze data ghafi kwenye gumzo la kawaida.

Waombe wafanyakazi wafanye kazi halisi: kupata familia, kusajili mgeni, kuteua ufuatiliaji na kutoa ripoti muhimu. Ukaguzi huu huonesha matatizo yasiyoonekana kwa kuhesabu mistari.

Kubalianeni muda wa kuhifadhi faili za uhamishaji kwa sera ya kanisa. Hifadhi nakala zinazohitajika tu katika maeneo yaliyoidhinishwa.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Je, tunaweza kuingiza lahajedwali zote pamoja?

Unaweza, lakini vyanzo vinavyofanana hugongana. Unganisha na pitia kwanza.

Je, tuhamishe madondoo ya zamani?

Pitia umuhimu na ufikiaji kwanza. Dondoo la lahajedwali huenda halifai wasifu wa pamoja. Omba uamuzi wa mwenye huduma.

Uhamishaji huchukua muda gani?

Hutegemea ubora na ugumu wa rekodi. Mapitio na idhini mara nyingi ni zaidi ya kupakia faili. Panga kwa kazi na masharti ya kukubali, si tarehe ya kubuni.

Chagua programu unayoweza kudumisha

Tumia mwongozo wa kununua programu kwa kanisa dogo kutathmini kuingiza, ruhusa na kutoa kabla ya ununuzi. Pitia Usimamizi wa kanisa wa TheFaithApp na omba maonesho kwa ramani yako kabla ya uhamishaji.