Gemeindedatenbankmigration: eine Tabellencheckliste

Eine Datenbankmigration ist eine gute Gelegenheit, Gemeindeaufzeichnungen zu verbessern, doch alte Probleme können leicht ins neue System gelangen. Entscheiden Sie vor dem Tabellenimport, was jedes Feld bedeutet, wer verantwortlich ist und wie Sie das Ergebnis prüfen.

Diese Checkliste betrifft Personen und Haushalte. Spendenhistorie, Schutzakten und vertrauliche Betreuung brauchen eigene Migration und Zugriffskontrolle. Ein Kontaktimport garantiert deren Erhalt nicht.

1. Benennen Sie die maßgebliche Informationsquelle

Wählen Sie einen freigegebenen Export oder eine Tabelle als Ausgangspunkt. Speichern Sie eine unveränderte Sicherung nur für das Migrationsteam. Arbeiten Sie an einer Kopie mit Datum und Versionsnummer.

Erfassen Sie Quellen mit möglicherweise neueren Daten: Anmeldungen, Gruppenlisten, Papierkarten oder Spendenplattform. Vereinbaren Sie Konfliktlösungen. Der neueste Wert ist nicht stets korrekt, wenn er zu einem anderen Haushaltsmitglied gehört.

Benennen Sie eine Migrationszuständigkeit und eine zweite prüfende Person. Halten Sie offene Fragen in einer separaten Problemliste fest, statt zu raten.

2. Erstellen Sie eine Feldzuordnung

Eine Feldzuordnung verbindet die alte Tabelle mit dem Zielsystem. Sie macht auch Informationen sichtbar, die nicht übertragen werden müssen.

Geben Sie für jedes Feld einen Beispielwert an. Markieren Sie zurückgelassene Felder und Gründe. Bewahren Sie Akzente und Schreibweisen statt Namen in bedeutungsverlustige Formate zu zwingen.

3. Bereinigen Sie Datensätze vor dem Import

Entfernen Sie leere Zeilen und versehentliche Dubletten aus der Kopie. Vereinheitlichen Sie offensichtliche Formatunterschiede wie Leerzeichen. Bewahren Sie Kennungen als Text, wenn führende Nullen wichtig sind.

Führen Sie Personen nicht nur wegen gleicher E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zusammen. Ein Haushalt kann einen Kontakt teilen. Vergleichen Sie Namen, Haushaltsbeziehungen und andere verlässliche Informationen vor der Entscheidung.

Dokumentieren Sie jede Zusammenführungsentscheidung. Wenn zwei Datensätze nicht sicher dieselbe Person meinen, markieren Sie sie zur Prüfung.

4. Bestätigen Sie die Importregeln des Zielsystems

Jedes Produkt hat eigene Regeln zu Personenzuordnung, Haushaltsbeziehungen, Auswahlwerten und leeren Feldern. Lesen Sie vor der Dateivorbereitung die aktuelle Importdokumentation.

Zum Beispiel beschreibt der CSV-Vorbereitungsleitfaden von Planning Center die Zuordnung von Auswahlwerten und Kennungen gegen Dubletten. Das ist produktspezifisch und nicht automatisch überall gleich.

Fragen Sie, ob ein leer importierter Wert ein bestehendes Feld löscht oder unverändert lässt. Bestätigen Sie außerdem, ob ein Import rückgängig gemacht werden kann und was mit danach bearbeiteten Datensätzen geschieht.

Öffnen Sie in TheFaithApp Members → Import members, laden Sie Ihre CSV-Datei hoch und prüfen Sie die Spaltenzuordnung, bevor Sie „Validieren und Vorschau prüfen“ wählen. Dieser Schritt fügt keine Mitglieder hinzu. Prüfen Sie angenommene, doppelte, abgelehnte und leere Zeilen und übernehmen Sie nur die angenommenen Zeilen, wenn die Vorschau stimmt. Der Leitfaden für Mitgliederdatenqualität und Migration erklärt Schritte und Korrektur ausgeschlossener Zeilen.

Importierte Mitglieder werden nicht automatisch eingeladen. Prüfen Sie neue Akten und nutzen Sie die separate Einladung, wenn jede Person bereit ist. Trennen Sie diese Entscheidung vom Importabschluss.

5. Testen Sie eine repräsentative Stichprobe

Beginnen Sie mit kleiner freigegebener Stichprobe oder künstlichen Daten. Beziehen Sie mehr als einfache Fälle ein:

• Ein alleinstehender Erwachsener
• Ein Haushalt mit mehreren Mitgliedern
• Zwei Personen mit derselben E-Mail-Adresse
• Ein Name mit Apostroph oder Akzent
• Ein Datensatz ohne Telefonnummer
• Eine Person, die mehreren Gruppen angehört
• Ein Datensatz mit geschützten Informationen

Nutzen Sie angebotene Testumgebungen. Sonst vereinbaren Sie Erkennung und Behandlung von Testakten vor Import.

6. Verwenden Sie klare Abnahmetests

Prüfen Sie jedes Beispiel anhand der Feldzuordnung. Findet das Team die Person, den richtigen Haushalt, die erwartete Gruppe und den passenden Kontaktkanal?

Prüfen Sie Rechte mit begrenztem Ehrenamtskonto und Administrator. Eine Migration ist nicht erfolgreich, wenn geschützte Notizen allgemein erscheinen.

Vergleichen Sie Anzahlen von Personen, Haushalten und wichtigen Kategorien. Dokumentieren Sie erwartete Unterschiede durch genehmigte Zusammenführungen oder ausgeschlossene Zeilen. Eine passende Gesamtzahl beweist nicht die Richtigkeit jedes Feldes.

7. Planen Sie die Umstellung

Wählen Sie eine ruhige Phase und informieren Sie das Team über den Stopp von Änderungen im alten System. Erfassen Sie Änderungen seit dem Probeexport. Bestimmen Sie die Freigabe des endgültigen Imports.

Die Umstellungscheckliste nennt Dateiversion, Einstellungen, Startzeit, Verantwortliche, Prüfungen und Ersatzplan. Halten Sie das alte System bis Abnahme für Berechtigte verfügbar.

Laden Sie nicht die ganze Gemeinde in derselben Stunde wie den Import ein. Bestätigen Sie zuerst korrekte Aufzeichnungen und Berechtigungen.

8. Prüfen Sie nach dem Umzug

Verfolgen Sie Probleme in der ersten Woche in einer Liste. Nennen Sie betroffene Aufzeichnung, erwarteten und beobachteten Wert sowie Korrekturzuständigkeit. Verteilen Sie Rohdatenexporte nicht im gewöhnlichen Teamchat.

Lassen Sie Mitarbeitende echte Aufgaben erledigen: einen Haushalt finden, einen Gast registrieren, Nachbetreuung zuweisen und einen hilfreichen Bericht erstellen. Diese Prüfungen zeigen Probleme, die eine Zeilenzählung übersieht.

Vereinbaren Sie die Aufbewahrung der Migrationsdateien gemäß der Gemeinderichtlinie. Behalten Sie nur benötigte Kopien an freigegebenen Orten.

Häufig gestellte Fragen

Können wir alle Tabellen gleichzeitig importieren?

Vielleicht, doch Quellen überschneiden und widersprechen sich. Führen Sie vor Import zusammen und prüfen Sie.

Sollen wir alte Notizen übertragen?

Prüfen Sie Relevanz und Zugriff zuerst. Allgemeine Tabellennotizen gehören womöglich nicht ins gemeinsame Profil. Lassen Sie die passende Dienstzuständigkeit entscheiden.

Wie lange dauert eine Migration?

Es hängt von Datenqualität und Komplexität ab. Prüfung und Freigabe kosten oft mehr Aufwand als Upload. Planen Sie anhand von Aufgaben und Abnahmekriterien statt willkürlicher Frist.

Wählen Sie Software, die Sie pflegen können

Verwenden Sie den Kaufratgeber für Software kleiner Gemeinden zur Prüfung von Import, Berechtigungen und Export vor Kauf. Prüfen Sie TheFaithApp-Gemeindeverwaltung und lassen Sie Ihre Feldzuordnung vor Migrationsbindung vorführen.