教会数据库迁移：表格检查清单

迁移教会数据库是改善记录的好机会，但也很容易把旧问题带入新系统。导入电子表格之前，应确定每个字段的含义、负责人，以及如何检查结果。

这份检查表针对个人和家庭记录。奉献历史、人员保护记录及机密关怀备注，需要各自的迁移计划和访问权限检查。不要假设一般联系人导入能够正确保留这些记录。

1. 指明权威信息来源

选择一份经批准的导出文件或电子表格作为起点。将未经修改的备份保存在只有迁移团队能够访问的位置。使用副本开展工作，并标注日期和版本号。

列出可能包含较新信息的其他来源：活动报名、小组名单、纸卡或单独的奉献平台。确定如何解决冲突。如果较新的值属于另一位家庭成员，它也不一定正确。

指定一位迁移负责人和第二位审核者。将未解决的问题记录在单独的问题清单中，不要猜测。

2. 创建字段映射表

字段映射将旧电子表格与目标系统连接起来，也能揭示哪些信息无需迁移。

为每个字段提供示例值，并注明哪些字段不会迁移及其原因。保留姓名中的重音符号及拼写，不要强制转换成丢失意义的格式。

3. 导入前清理记录

从工作副本中移除空行及意外重复项，统一多余空格等明显格式差异。如果前导零很重要，请将标识符保留为文本。

不要仅因为共用邮箱或电话号码就合并两个人。一个家庭可能共用一种联系方式。决定之前，请比较姓名、家庭关系及其他可靠信息。

记录每项合并决定。如果无法确定两条记录是否代表同一个人，请标记待审核。

4. 确认目标系统的导入规则

每种产品都有自己的人员匹配、家庭关系、下拉选项和空字段规则。准备文件之前，请阅读当前导入文档。

例如， Planning Center 的 CSV 准备指南说明了如何匹配下拉值，以及如何使用标识符减少重复记录。这些细节只适用于该产品，不要假设另一个平台具有相同行为。

询问导入空值会清空现有字段，还是保留原值。也应确认导入能否撤销，以及之后经过编辑的记录会如何处理。

在 TheFaithApp 中，打开 Members → Import members，上传 CSV，并在选择 Validate and preview之前检查列映射。这一步不会添加成员。检查可接受、重复、拒绝和空白行；预览正确后，只提交可接受行。《成员数据整理与迁移指南》说明了具体步骤及如何纠正被排除的行。

导入的成员不会自动收到邀请。先检查新记录，再在每个人准备好访问时使用单独的成员邀请操作。不要把这个决定与完成导入混为一谈。

5. 测试有代表性的样本

从小型、经批准的样本或虚构记录开始，不要只包含简单情况：

• 一位成年个人
• 有多名成员的家庭
• 共用邮箱的两个人
• 含撇号或重音符号的姓名
• 没有电话号码的记录
• 属于多个小组的人
• 包含受限信息的记录

如果服务商提供测试环境，请使用它。否则，在导入测试记录之前，商定如何识别和处理这些记录。

6. 使用明确的验收测试

根据字段映射检查每个样本。团队是否能够找到正确的人、打开对应家庭、看见预期小组，并通过正确渠道联系？

除了管理员账户，也使用受限的志愿者账户核实权限。如果迁移把受限备注放进一般目录，就不能算成功。

比较人员、家庭及主要类别的数量，记录因获准合并或排除行而产生的预期差异。仅总数一致，不能证明每个字段都正确。

7. 规划切换

选择较安静的时段，告知团队何时暂停旧系统更新。记录样本导出之后发生的变更，并确定谁能批准最终导入。

切换检查表应包括已批准的文件版本、导入设置、开始时间、负责人员、检查步骤及后备方案。结果获接受之前，保留旧系统供获授权人员参考。

避免在导入的同一个小时向整个会众发送邀请。先确认记录和权限正确。

8. 迁移后复查

第一周使用一份统一问题清单跟踪问题，包含受影响记录、预期值、实际值和负责纠正的人。不要在普通团队聊天中传播原始导出文件。

请工作人员完成真实任务：寻找家庭、登记访客、分配跟进及生成有用报表。这些检查会揭示仅数行数无法发现的问题。

根据教会政策商定迁移文件的保留方式，只在获准位置保存必需副本。

常见问题

能否一次导入所有电子表格？

可能可以，但重叠来源会产生冲突。最终导入前先进行整合及检查。

应该迁移旧备注吗？

先检查相关性和访问权限。一般电子表格备注可能不适合放入共享档案，应请相关事工负责人决定。

迁移需要多久？

这取决于记录质量和复杂程度。数据审核和批准往往比上传文件更费功夫。应围绕任务和验收标准规划，而不是设定随意的期限。

选择可维护的软件

购买之前，使用小教会软件选购指南评估导入、权限及导出需要。了解 TheFaithApp 教会管理，并在决定迁移之前，请对方按照您的字段映射进行演示。